Documento oficial

Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

Versão 2.0 · Publicada em 07/08/2026 · Responsável: Equipe PrimeVitta

1. Sobre este documento e a quem ele se aplica

Esta Política de Privacidade descreve como o PrimeVitta — sistema de gestão de clínicas médicas — e o seu módulo de atendimento por inteligência artificial via WhatsApp ("PrimeVitta IA"), disponível exclusivamente nos planos Intelligence e Corporate, tratam dados pessoais de pacientes, profissionais de saúde e demais titulares, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD — Lei nº 13.709/2018).

Esta política aplica-se ao tratamento de dados pessoais realizado no âmbito do sistema PrimeVitta e do módulo PrimeVitta IA, tanto na relação entre a PrimeVitta e as clínicas-clientes quanto na disponibilização do texto pelas clínicas aos seus pacientes.

Ao longo do texto, "PrimeVitta" refere-se à empresa desenvolvedora/fornecedora do sistema; "clínica-cliente" refere-se à clínica médica que contrata e utiliza o PrimeVitta para gerir sua operação; e "titular" refere-se à pessoa física cujos dados são tratados (paciente, profissional de saúde cadastrado, lead/contato comercial, entre outros).

2. Papéis no tratamento de dados: controlador e operador

A LGPD distingue os agentes de tratamento em duas figuras principais: o "controlador", que decide sobre a finalidade e os meios de tratamento dos dados, e o "operador", que trata os dados em nome e conforme as instruções do controlador (art. 5º, VI e VII).

2.1 Entendimento geral

Em regra, a clínica-cliente é a "controladora" dos dados de seus pacientes: é ela quem mantém a relação direta com o paciente, presta o atendimento de saúde e decide finalidades como diagnóstico, tratamento e comunicação.
O PrimeVitta atua, em regra, como "operador": fornece a plataforma (sistema de gestão e o módulo PrimeVitta IA) que processa esses dados conforme as instruções e finalidades definidas pela clínica-cliente.
Essa distinção afeta diretamente quem responde por quais obrigações perante os pacientes e perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) — por exemplo, o dever de atender solicitações de titulares é primariamente do controlador, mas o operador tem deveres próprios de segurança, sigilo e boas práticas (art. 39 e art. 42, § 1º).

Esse arranjo é formalizado no Contrato de Prestação de Serviços celebrado entre a PrimeVitta e cada clínica-cliente, que disciplina as obrigações de cada parte, os sub-operadores envolvidos (provedores de nuvem e WhatsApp/Meta), as medidas de segurança aplicadas e os prazos de notificação em caso de incidente.

3. Dados coletados, bases legais e finalidades

O PrimeVitta trata diferentes categorias de dados pessoais, com bases legais e finalidades distintas entre si. É especialmente importante segregar, tanto na redação jurídica quanto na arquitetura técnica, os dados de saúde/clínicos dos dados de leads/marketing, pois se sujeitam a regimes legais diferentes dentro da LGPD.

Categoria de dados	Exemplos	Base legal (LGPD)	Finalidade principal
Dados de identificação	Nome, CPF, telefone, e-mail, data de nascimento	Art. 7º — execução de contrato / procedimento preparatório; consentimento	Cadastro do paciente, contato, emissão de documentos e cobrança
Dados de saúde / clínicos	Prontuário, anamnese, prescrições, atestados, histórico de consultas e exames	Art. 11 — consentimento específico e destacado; tutela da saúde (art. 11, II, "f")	Prestação do atendimento médico/clínico e continuidade do cuidado
Dados de agendamento	Datas e horários de consulta, médico escolhido, status (confirmado/cancelado)	Art. 7º — execução de contrato; legítimo interesse na operação da agenda	Marcar, reagendar, cancelar e confirmar consultas (inclusive via PrimeVitta IA)
Dados de leads / marketing	Nome, telefone/contato, origem do lead (ex.: Meta Ads), estágio no funil comercial	Art. 7º — consentimento / legítimo interesse, com opt-in claro para comunicações	Campanhas de marketing, captação e qualificação de leads via CRM

3.1 Dados de identificação e de agendamento

Coletados no cadastro do paciente e na marcação de consultas (pelo painel administrativo da clínica ou pela PrimeVitta IA via WhatsApp): nome completo, CPF, telefone, e-mail e data de nascimento, além de dados da própria consulta (especialidade, médico, data, horário e status). A base legal típica é a execução de contrato ou de procedimentos preliminares solicitados pelo titular (art. 7º, V), podendo também apoiar-se em consentimento quando aplicável.

3.2 Dados de saúde / clínicos

Incluem prontuário médico, anamnese, prescrições, atestados, histórico de consultas e resultados de exames. Por serem "dados pessoais sensíveis" (art. 5º, II, LGPD), seu tratamento exige uma das hipóteses específicas do art. 11, em especial:

Art. 11, I, c/c art. 7º: consentimento do titular (ou de seu responsável legal), de forma específica e destacada para finalidades específicas;
Art. 11, II, "f": tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde ou por entidades sanitárias — hipótese central para clínicas médicas, dispensando o consentimento nesses casos específicos;

3.3 Dados de leads / marketing

Referem-se a contatos captados por campanhas de marketing e anúncios (ex.: Meta Ads) e geridos no módulo de CRM do PrimeVitta: nome, telefone/contato, origem do lead e estágio no funil comercial. Não incluem, em condições normais de operação, dados de saúde do titular. A base legal típica é o consentimento (opt-in) do titular para receber comunicações, podendo também apoiar-se em legítimo interesse para tratamento do contato inicial (art. 7º, IX).

4. Compartilhamento de dados com terceiros

O PrimeVitta e o módulo PrimeVitta IA podem compartilhar determinados dados pessoais com os seguintes terceiros, estritamente para viabilizar as funcionalidades do sistema:

WhatsApp / Meta (API do WhatsApp Business): utilizada para envio e recebimento de mensagens do atendimento via PrimeVitta IA — cumprimento, listagem de especialidades/horários, confirmações de agendamento, lembretes de consulta e confirmações de presença.
Meta Ads / CRM: utilizada para captação e qualificação de leads comerciais (interessados em agendar consulta), alimentando o funil comercial do módulo CRM.

Ponto de atenção — segregação obrigatória: dados de saúde/clínicos (prontuário, anamnese, prescrições, atestados, histórico de exames) não devem ser compartilhados com a Meta/WhatsApp além do estritamente necessário à comunicação operacional (ex.: texto da mensagem de lembrete), nem com os fluxos de marketing/Meta Ads. Apenas dados de contato e estágio do lead devem circular nesses fluxos. A PrimeVitta mantém essa segregação por desenho da própria integração: os fluxos de marketing e de CRM operam apenas sobre dados de contato e estágio do lead, sem acesso ao prontuário ou ao histórico clínico.

A operação envolve outros sub-operadores, como provedores de hospedagem em nuvem, serviço de e-mail transacional e gateways de pagamento. A relação atualizada desses terceiros é mantida pela PrimeVitta e pode ser solicitada pela clínica-cliente a qualquer momento pelo canal do Encarregado.

5. Medidas de segurança

5.1 Medidas já existentes na plataforma (conforme informações do PrimeVitta)

Controle de acesso por perfil e permissões (módulo Admin), restringindo funcionalidades e dados visíveis conforme o papel do usuário na clínica.
Registro de logs de auditoria de uso (módulo Admin > Logs), permitindo rastrear ações realizadas no sistema.
Arquitetura multi-clínica com isolamento lógico de dados entre clínicas-clientes distintas.

5.2 Medidas de segurança adotadas

Comunicação criptografada entre o navegador e o sistema, por HTTPS/TLS, em todas as telas e na API REST.
Isolamento lógico dos dados entre clínicas-clientes, de modo que uma clínica não acessa dados de outra.
Rotina de cópias de segurança periódicas, mantidas em ambiente segregado.
Controle de acesso por perfil de usuário, com permissões diferenciadas por função e registro de logs de auditoria das ações realizadas no sistema.
Procedimento interno de resposta a incidentes de segurança, com comunicação à ANPD e aos titulares afetados nos termos do art. 48 da LGPD.

6. Direitos do titular de dados

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular dos dados (paciente, profissional cadastrado ou lead) tem direito a, mediante requisição:

Confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais;
Acesso aos dados pessoais tratados;
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço, mediante requisição expressa;
Eliminação dos dados pessoais tratados com base em consentimento, exceto nas hipóteses de conservação previstas em lei (ex.: obrigações de guarda de prontuário médico — ver Seção 7);
Informação sobre entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
Revogação do consentimento, a qualquer momento, quando esta for a base legal aplicável.

Canal para exercício de direitos: dpo@primevittaclinica.com.br (ver Seção 8). As solicitações são respondidas em até 15 (quinze) dias, mediante verificação da identidade do requerente.

7. Prazo de retenção e eliminação de dados

Em regra, dados pessoais devem ser eliminados após o término de seu tratamento, ressalvadas as hipóteses do art. 16 da LGPD (cumprimento de obrigação legal/regulatória, estudo por órgão de pesquisa, transferência a terceiro, ou uso exclusivo do controlador com anonimização, quando aplicável).

Atenção específica para dados de saúde: o prontuário médico está sujeito a prazo próprio de guarda, de no mínimo 20 (vinte) anos contados do último registro, nos termos do art. 8º da Resolução CFM nº 1.821/2007 e do art. 6º da Lei nº 13.787/2018. Esse prazo prevalece sobre a regra geral de eliminação após o término do tratamento, e a sua observância é de responsabilidade da clínica-cliente, na condição de controladora.

Para as demais categorias, a PrimeVitta pratica os seguintes prazos: leads e contatos comerciais não convertidos são eliminados ou anonimizados 24 (vinte e quatro) meses após o último contato, ou antes disso mediante pedido do titular; registros de acesso e logs de auditoria do sistema são mantidos por 12 (doze) meses; o histórico de conversas conduzidas pela PrimeVitta IA é mantido por 12 (doze) meses a contar da última mensagem; as cópias de segurança seguem ciclo rotativo de 30 (trinta) dias, sobrescritas automaticamente; e os dados cadastrais e fiscais da clínica-cliente são mantidos por 5 (cinco) anos após o término do contrato, por força dos prazos prescricionais aplicáveis. Encerrado o contrato, a clínica dispõe de 30 (trinta) dias corridos para extrair a íntegra dos seus dados, e a eliminação definitiva ocorre em até 90 (noventa) dias contados do término, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória por determinação legal, regulatória ou judicial.

8. Encarregado de Dados (DPO)

Nos termos do art. 41 da LGPD, o controlador deve indicar um Encarregado de Dados ("Data Protection Officer" — DPO), responsável por atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares e a ANPD.

Nome do Encarregado: Encarregado de Dados da PrimeVitta (Provider Soluções)
Contato (e-mail): dpo@primevittaclinica.com.br
Contato (telefone, opcional): (85) 98885-0002

O Encarregado indicado acima responde pelo tratamento de dados realizado pela PrimeVitta na operação da plataforma. Cada clínica-cliente, na condição de controladora dos dados dos seus pacientes, indica o seu próprio Encarregado perante os titulares e a ANPD.

9. Alterações desta política

Esta política poderá ser atualizada periodicamente para refletir mudanças legais, regulatórias ou operacionais. A PrimeVitta mantém histórico de versões e comunica as clínicas-clientes sobre alterações relevantes, especialmente quando envolverem novas finalidades de tratamento de dados sensíveis.

Nota sobre dados de saúde: o PrimeVitta trata dados de saúde de pacientes, classificados como "dado pessoal sensível" pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Lei nº 13.709/2018), conforme art. 5º, II e art. 11. Por essa razão, o tratamento desses dados observa requisitos mais rigorosos do que os aplicáveis a dados pessoais comuns, conforme descrito nas seções anteriores desta política.